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Il banqueting ha avuto il suo vero boom solo negli anni 80, viene
definito come l’organizzazione di ricevimenti, di qualsiasi
livello e dimensione, presso palazzi storici, ville, fiere,
aziende e appartamenti privati.
Il servizio di banqueting spazia
dalla ricerca degli locations, agli allestimenti, dagli
intrattenimenti musicali agli addobbi floreali, secondo le
circostanze e gli eventi per i quali sono richiesti. L’operatore
di banqueting si obbliga non solo a preparare, sul posto o in
laboratorio, cibi e bevande, ma anche a predisporre il servizio
in modo che siano somministrati agli invitati, utilizzando
personale e attrezzatura propria.
E’ in pratica, un’alternativa ai ristoranti tradizionali,
preferita da un numero sempre maggiore di persone che, in particolari occasioni si
affidano a società specializzate. |
Il servizio banqueting può
svolgersi presso:- Domicilio del
cliente, in questo
caso non vi sono particolari problemi, né da un punto di vista igienico-sanitario, né rispetto alla legislazione, perché
i locali ove avviene il servizio sono quelli di domicilio del
cliente, pertanto non sono soggetti ad alcuna
prescrizione diversa da quella propria delle abitazioni o degli
uffici;
- Domicilio
dell’operatore di banqueting,
ci troviamo di fronte ad un vero e proprio esercizio
pubblico e come tale è sottoposto alle norme amministrative
e igienico-sanitarie.
- Quando i locali in cui si svolge il servizio non costituiscono il domicilio del cliente,
in questo caso è un esercizio pubblico, appaltato ad altri
soggetti, e deve essere in possesso dell’autorizzazione
amministrativa e dell’idoneità sanitaria relative a tutti i
locali.
Principali occasioni di attività di
banqueting
-
organizzazione di ricevimenti, colazioni di lavoro,
banchetti o buffet in occasione di convegni, meeting,
congressi;
- allestimento di degustazioni,
buffet in occasione di fiere, mostre e rassegne;
- creazione di ricevimenti, banchetti e buffet in casa o
in ville, castelli, parchi, ecc. in occasione di eventi.
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| L’organizzazione di servizi esterni risulta
molto più delicata e complessa che in una normale realtà di ristorazione;
difficilmente è possibile improvvisare le singole attività né tanto meno il lavoro del personale.
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Il nostro servizio si può
racchiudere in 6 punti:
1. Incontro
con il committente
In questa prima fase ci
limitiamo ad ascoltare il cliente, facendoci illustrare la
motivazione della manifestazione, il giorno, l’ora del ritrovo,
specificando il numero dei partecipanti e la tipologia, nonché
eventuali indicazioni o richieste riguardanti il menù o il
servizio.
Subito dopo effettuiamo un
sopralluogo degli spazi destinati all’intrattenimento ed insieme
al committente, studiamo l’allestimento dei locali, la tipologia
del servizio e il menù; non abbiamo formule standardizzate,
quindi ogni occasione dovrà essere ideata, progettata e
confezionata su misura in base al luogo e al numero di
partecipanti e non ultimo, alle richieste del cliente.
In questa prima fase rientra
anche la definizione del budget di spesa.
2. Studio del piano
operativo
Lo studio del piano operativo
parte da un’attenta analisi della situazione logistica in cui si
svolgerà la manifestazione;
Studiamo con particolare
attenzione gli spazi necessari per il buffet e per la comodità
delle persone, gli spazi d’ingresso e d’accoglienza con
eventuale guardaroba.
Bisogna creare un ambiente che
non dovrà presentarsi né sovraffollato, né d’altra parte troppo
ampio e quindi vuoto rispetto alle persone ospitate.
La soluzione adottata per il
servizio determina la disposizione dei tavoli, degli accessori
per la clientela e dei percorsi per il personale; uno studio
attento eliminerà i tempi morti, le difficoltà di gestione e
ridurrà al minimo i rischi d’insuccesso.
È bene tenere in considerazione
la sistemazione di un eventuale tavolo d’onore ben visibile a
tutti i partecipanti, gli spazi per gli intrattenimenti musicali
o di un palco per gli eventuali oratori.
Infine, ma non meno importante,
è la scelta del menù che deve tener conto delle richieste del
committente, del numero di partecipanti, degli spazi e delle
attrezzature disponibili e, lavorando con prodotti di primissima
qualità, della reperibilità dei prodotti stagionali.
3. Allestimento dei locali
e delle attrezzature
Una volta definita la tipologia
del servizio e il piano operativo generale va preparata la
disposizione dei locali, sempre tenendo presente da una lato le
richieste del committente e dall’altro le esigenze di un lavoro
razionale.
L’allestimento può essere
suddiviso in due tempi distinti; ci sono operazioni che per le
loro caratteristiche devono essere svolte al momento del
servizio ed altre che si possono anticipare. La disposizione dei
tavoli, la sistemazione del guardaroba, la preparazione di
alcune pietanze sono operazioni che possono essere
tranquillamente svolte in anticipo; d’altro canto gli addobbi
floreali, la preparazione degli aperitivi e dei cibi caldi
devono avvenire a ridosso dei tempi di servizio.
Importante è l’allestimento
della cucina che deve avvenire rispettando tutte le norme
relative l’igiene e la sicurezza.
In questa terza fase devono
essere definiti i compiti di ciascun componente del personale di
servizio, individuando chiaramente le aree di competenza ed
evitando sovrapposizioni d’incarichi.
4. Realizzazione del
servizio
Siamo finalmente al giorno tanto
atteso! Un’azienda di banqueting ben organizzata che abbia ben
studiato il piano operativo e il piano d’allestimento, ha già
svolto le operazioni più delicate e potrà contare su un
risultato di successo.
Il banqueting richiede
competenze precise e spiccate capacità organizzative, oltre la
disponibilità di personale opportunamente formato e
d’attrezzature specifiche.
Se il banchetto è
tradizionale, gli ospiti avranno il loro posto e sono
serviti dal personale; un giusto abbinamento dei vini alle
portate contribuisce alla riuscita gastronomica del ricevimento.
Il responsabile del servizio si farà carico di accogliere i
partecipanti alla manifestazione e accompagnarli agli spazi loro
destinati; controllerà anche che il personale svolga il proprio
lavoro e rimarrà in continuo contatto con il committente per
valutare e correggere il servizio in base alle sue osservazioni.
Se il banchetto è a buffet
vi sarà presentazione delle vivande e l’ospite si compone il
proprio piatto partendo da una proposta diversificata di cibi e
bevande. Ambienti ideali per un buffet possono essere il
giardino, la piscina, il terrazzo o la veranda; ma gli occhi
dell’ospite devono essere soddisfatti anche dal calore che sa
suscitare la tavola, ecco perché il buffet va preparato con
fantasia, raffinatezza e novità. Sarà comunque presente la
figura di un responsabile del servizio per suggerire e guidare
gli ospiti nel servirsi cibi e bevande in una successione
corretta e ordinata di sapori e aromi.
5. Smantellamento
Alla fine del banchetto
cominciano le operazioni di recupero dei materiali e
smantellamento. Gruppi di lavoro, seguendo una check list
precedentemente redatta cureranno il riordino e la sistemazione
di tutta l’attrezzatura, terminando con la pulizia di tutti i
locali utilizzati.
6. Valutazioni finali
Ultimo punto, ma non per questo
meno importante, sono le valutazioni finali. Raccoglieremo
osservazioni e opinioni durante tutta la durata del servizio.
Analizzeremo questi utili
elementi con tutto il nostro personale, operazione che ci
permetterà di crescere ed offrire un servizio sempre migliore
alla clientela.
Come avete potuto constatare
disponiamo di una complessa struttura operativa, di mezzi e
materiali e di uno staff direttivo in grado di pianificare ogni
aspetto dell’evento.
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